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Ligne de signalement de fraudes et irrégularités

Mot du directeur de l’audit interne

Le RTM poursuit l’objectif de saine gouvernance initié par l’AMT en 2012 en constituant une Politique de signalement en matière de fraudes et irrégularités. Pour ce faire, un mécanisme de gestion des signalements a été mis en place permettant l’utilisation d’une ligne téléphonique indépendante dédiée aux personnes voulant communiquer de l’information. De plus, il est à noter que c’est une firme externe qui assure la collecte des commentaires et les transmet au responsable du RTM.

La mise à disposition de cette ligne s’inscrit dans la volonté du RTM d’assurer un haut niveau de transparence en ce qui concerne la gestion de ses pratiques en matière d’éthique. La mise en place de procédures relatives aux signalements reliés à d’éventuelles fraudes ou irrégularités est l’une des actions tangibles réalisées par la société.

Toute personne ayant des rapports directs ou indirects avec le RTM – employés, usagers, partenaires, fournisseurs, soumissionnaires, etc. – et qui, de bonne foi, aurait des raisons de croire qu’un acte frauduleux ou une irrégularité a été commis ou est sur le point de l’être, peut communiquer en utilisant la ligne téléphonique dédiée à cet effet. Toutefois, celle-ci n’est pas destinée à traiter des cas de litiges commerciaux, de services à la clientèle ou de ressources humaines.

Je compte sur votre entière collaboration pour en assurer le bon fonctionnement, et vous pouvez être assurés que chaque signalement sera traité de manière impartiale et confidentielle et que l’anonymat des personnes ayant transmis l’information sera préservé tout au long du processus, à moins que le RTM y soit contraint par un ordre du tribunal.

Olivier Beauregard
Directeur, audit interne, RTM

Documentation

Questions et réponses

  1. Quel est le numéro de la ligne de signalement ?

    Le numéro de la ligne de signalement est le suivant : 1 855-268-5477.

  2. Qui peut utiliser la ligne de signalement des fraudes et irrégularités ?

    Toute personne (principalement des employés et partenaires d’affaires du Réseau) ayant des rapports directs ou indirects avec le RTM et qui, de bonne foi, aurait de bonnes raisons de penser qu’un acte frauduleux ou une irrégularité a été commis ou est sur le point de l’être.

  3. Pourquoi avoir implanté une ligne de signalement externe ?

    Ce mécanisme de gestion des signalements à l’externe s’inscrit dans la volonté du RTM d’assurer son engagement à appliquer les meilleures pratiques en matière d’éthique et à établir des procédures relatives aux signalements en matière de fraude et d’irrégularité, en plus de préciser les rôles et responsabilités des différents intervenants dans le traitement éventuel de signalements de fraudes ou d’irrégularités.

  4. Qui administre la ligne de signalement ?

    La ligne de signalement de fraudes et irrégularités est administrée par une firme externe. C’est un outil simple et accessible qui permet de conserver le droit à l’anonymat et à la confidentialité.

  5. Dans quelles circonstances peut-on effectuer un signalement ?

    Voici des exemples qui pourraient constituer des suspicions de fraude ou d’irrégularité :

    • tout vol, contrefaçon ou destruction non autorisée de biens appartenant ou exploités par le RTM
    • toute falsification, dissimulation, altération ou destruction non autorisée de documents ou de données de toute nature
    • tout usage inapproprié ou illicite de données, de temps ou de biens exploités par le RTM
    • toute dérogation à la Politique relative à la sécurité de l'information ou à toute directive en vigueur en matière d’utilisation des technologies de l’information
    • toute divulgation ou utilisation non autorisée d'informations confidentielles ou privilégiées
    • tout cas de conflit d’intérêts, de tromperie, de corruption ou de collusion
    • toute demande ou acceptation d’avantages indus de toute nature
    • tout abus de confiance, autre fraude ou infraction aux codes sur l’éthique et la déontologie régissant les membres du conseil et les employés du RTM
    • tout renseignement erroné, fraude ou omission contenus dans un état financier ou dans toute autre information financière du RTM
    • toute erreur ou inconduite dans le processus de préparation, d’examen, de révision ou d’audit des états financiers du RTM
    • toute faiblesse, lacune ou défaillance dans les contrôles comptables internes du RTM ou le défaut de se conformer à ceux-ci
    • toute fausse représentation ou déclaration erronée portant sur une question figurant ou devant figurer dans les livres, les états financiers, les rapports financiers ou les rapports d’audit
    • toute dérogation dans la divulgation complète et exacte de la situation financière du RMT, ses résultats d’exploitation, d’immobilisations ou ses flux de trésorerie
    • tout effort visant à induire en erreur, à tromper, à influencer frauduleusement un comptable ou un auditeur ou à faire pression sur celui-ci dans le cadre de la tenue, la préparation, l’examen, la révision ou l’audit de tout état financier ou livre du RTM
    • toute autre erreur, lacune ou faiblesse dans les états financiers, les contrôles comptables internes, les procédures d’audit, les livres ou les rapports financiers du RTM
    • toute appropriation illicite de fonds
    • tout remboursement ou demande de dépenses frauduleuses, ainsi que toute autre demande de paiement ou paiement illicite ou irrégulier
  6. Quelles sont les conditions pour qu’un signalement soit recevable ?

    Toutes les informations transmises via la ligne doivent être obtenues de façon légitime, avec honnêteté et intégrité. Le signalement doit être fait de bonne foi, c'est-à-dire en estimant raisonnablement que les informations transmises sont vraies et ne doit pas chercher à s’immiscer dans les affaires intimes, personnelles ou privées, sauf en cas de violation d’un code d’éthique. Les signalements effectués de mauvaise foi, de façon frivole ou vexatoire ou pour lesquels les informations ont été obtenues de façon illégitime, ne seront donc pas considérés. Le signalement ne doit pas constituer des représailles contre le RTM ou l'un de ses employés. 

  7. Comment sont protégés les utilisateurs de la ligne de signalement ?

    Tous les signalements effectués par le biais de la ligne de signalement de fraudes et d’irrégularités sont traités en tout respect de la dignité et de la protection de la vie privée.

    Il est interdit au RTM ou à quiconque d’effectuer des représailles contre une personne ayant fait un signalement de bonne foi, que ce soit parce qu’il a utilisé, a souhaité utiliser la ligne, l’a utilisée ou a participé à une enquête découlant d’un signalement. Toute personne se croyant victime de représailles peut communiquer avec le secrétaire général, le directeur de l’Audit interne ou le directeur des Ressources humaines.

  8. Qu’entend-on par « représailles » ?

    Le terme « représailles » signifie toute mesure inappropriée ou menace de mesure inappropriée prise ou faite relativement à un signalement effectué de bonne foi, incluant le harcèlement, l’intimidation, la discrimination, le congédiement ainsi que les actes de vengeance directs ou indirects.

  9. Quelles sont les étapes de traitement des signalements ?

    1. Réception des signalements

    C'est la firme externe qui reçoit les signalements. Les réponses aux questions et autres informations données par l’appelant sont compilées par les représentants de la firme externe et sont consignées dans un rapport d’événement. Le traitement de l’information est fait avec diligence, équité, dignité, de façon objective et impartiale, et ce, peu importe la relation avec le RTM ou avec toute partie susceptible d’être impliquée.

    2. Transmission des signalements

    Le rapport d’événement est transmis au RTM dès la réception des informations et est pris en charge par cette dernière dans les trois jours ouvrables suivant sa réception.

    3. Traitement des signalements

    Tout signalement fait-il systématiquement l’objet d’une enquête ? 
    Non. Au terme de la réception du signalement, les responsables du RTM peuvent décider :

    • d’acheminer à qui de droit le(s) signalement(s) jugé(s) significatif(s)
    • de ne pas donner suite à un signalement, avec des motifs justifiés
    • que le signalement nécessite une enquête

    Si le signalement fait l’objet d’une enquête, quelles en sont les étapes ? 
    Lorsqu’il est jugé nécessaire, les responsables du RTM peuvent :

    • décider d’effectuer eux-mêmes l’enquête ou solliciter la participation de tierces personnes (juristes, comptables ou autres professionnels)
    • tenir dans les plus brefs délais l’enquête, selon la complexité du signalement ou des questions soulevée.

    Il n’est pas exclu qu’un signalement puisse faire l’objet d’une plainte en matière criminelle ou pénale.

  10. Quelles sont les actions qui peuvent être prises à la suite d’une enquête ?

    À la suite de l’enquête effectuée par les responsables du RTM, ces derniers peuvent s’adresser aux autorités concernées pour déterminer les mesures disciplinaires, administratives ou légales devant être prises envers l’employé ayant commis une fraude ou une irrégularité visée par la présente politique.

    Ces mesures peuvent être :

    • l’obligation de rembourser la totalité des dommages directs ou indirects
    • l’inscription de poursuites devant les tribunaux
    • l’imposition de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement

    Par ailleurs, les signalements faits de mauvaise foi ne sont aucunement tolérés. Leur auteur s’expose à des mesures disciplinaires, administratives ou légales de la part du RTM.